企画も参加も自由!スキルアップに繋がる社内セミナー・勉強会開催事例

冬も終わりに近づき少しずつ暖かさが感じられる3月上旬、社内のグループチャットにこんな通知が来ました。

社内勉強会の案内です。
「バフってなんなんやろう」と思い、ネットで検索したところ、

バフ(buff)とは牛やシカの揉み皮(革)。またはその淡い黄褐色のこと。日本の伝統色名では黄土色に近い。1934年に標準色名として定められた。

Wikipedia

???

「黄土色…なんか汚そうやな」と思いつつ、内容には興味があったので参加してきました。
(a-worksでは、こんな風に参加自由な勉強会がたくさん開催されています!企画も自由!)

今日は社内の紹介も兼ねて、レポートしたいと思います。


a-works・人事 山口萌
2015年4月、神戸大学卒業後、新卒で某大手保険会社へ就職。商品企画に携わる。
2018年10月に前職を退職し、a-worksへ人事として入社。現在に至る。


業務フローを最適化して、a-worksにバフをかける会

ここでいう「バフ」とは、“能力やスキルをあげる効果をもたらすもの”のことです。

※元々はゲームの用語で、キャラクターが魔法やスキルやアイテムを用いて攻撃力や敏捷性などの能力を上昇させることらしい。

つまり、業務フローを改善して、生産性向上や業務効率化を実現、結果メンバーや会社の成長に繋がっていくということですね。

集まったメンバーのほとんどが、「バフ」の意味を知らなかったようです(笑)
(私はこのブログを書きながらやっと正確な意味を理解しました。)

バフの答え合わせができて結構満足してしまいましたが、この後も最後まで勉強会に参加していたので、内容についてもちょこっとだけ紹介します。

今回の講師はこのお2人。業務フローの改善や、機能するマニュアルの作り方についてお話いただきました。

TMG・チームリーダー 高田さん(左)
担当業務は、技術面の企画・ディレクション・サポートや、コーポレート部門の取りまとめ、カップラーメンを食洗機に詰めること(Twitterから引用)

TMG・チーフ 森島さん(右)
自社システム「AdCent(アドセント)」のプロダクトマネージャー、マーケ、カスタマーサクセスを担当。
趣味はボードゲーム。

最初は高田さんから、業務フロー改善についてです。

業務フロー改善の目的は、“効率化”だけじゃない

上図は業務フローを図式化したもので、明文化されていないケースもある。

業務フローの改善と聞くと、効率化アップによる納期短縮や、働き方改革をイメージする方も多いと思います。

もちろんそれもありますが、業務フローって企業によって全然違うし、その企業「らしさ」がすごく出る部分でもあります。

業務フローがメンバーの日頃の行動をつくり、それが積み上がって企業の文化をつくり上げていくことも。だからこそ、単純に効率的であれば良いというわけじゃないんですね。奥が深い。

業務フローを改善していくことは、より良い企業文化の実装に繋がるということで、そんなに深く考えずに勉強会に参加した私は(笑)この時点ですごく学びがありました!

このあとは、業務フローを変更したい!と思った時に使える考え方やアプローチ方法など、実務ですぐに活用できるお話をたくさん聞けました。

これは、具体的に業務フローを改善するときの手順をまとめたものですが、ここで大事なのは、現状把握から問題の洗い出し、理想の業務フローを検討するまでの手順(上図の1~3)を“関係者全員”で集まってつくること。

人によって大事にしたい部分や、問題を感じる部分が意外と違うので、みんなで議論することが大切です。いろんな人が関わる業務フローこそ、1人で勝手に進めない。

また、理想の業務フローをつくっていくためのポイントとして出たトピックですが、「仕事で一番時間が掛かるポイント」って、みなさんどこだと思いますか?

一概には言えませんが、この時に出た回答として多かったのが、「待ち時間や着手までのタイムラグ」でした。

確かにそうかもしれない…!

だからできるだけ待ち時間が発生しないようなフローを組んだ方がいいというわけです。

これは業務フローに限らず、チャットやメールなどのテキストコミュニケーションにも当てはまりますね。ある程度展開を先読みして文章をつくることを意識すると、それだけで仕事のスピードが格段に上がると思います。

…と、ここまでが業務フロー改善のお話。
このあと森島さんからマニュアルについてのお話がありました。マニュアル改善したい!

アイスブレイク(トイレのはなし)

本題に入る前に、こんなお題が出されました。


あなたの会社のトイレは、

  • 地下1階のトイレだけ、床や壁が常に水浸し
  • 各個室にトイレットペーパーを置けない
  • 各社員はトイレ使用時に、自分用のペーパーを持参するようにしている

そんな中、あなたの会社に新入社員が入社しました。
こんなときどんなマニュアルをつくりますか?

どんな会社やねんって話ですが、みんなでティスカッションして、いろいろな意見が出ました。

  • 初日にトイレットペーパーもってくるようにいう(言い忘れたら詰む)
  • 入社時に社員研修で伝える (言い忘れたら詰む)
  • トイレの扉に張り紙(見逃したら詰む)
  • 朝コンビニですましてきてもらう(論外)
  • 全社員、トイレットペーパーの着用を義務化(TOTOなら良いかも)
  • トイレの扉を電子錠にしてトイレットペーパーにICチップを埋め込む(コスト度外視)
  • なにもしない(1回困ったら忘れないはず)

突拍子もない意見も多いですが、“トイレ後にトイレットペーパーを忘れたことに気付く”という最悪の事態を避けるのに何が最適なのか?というディスカッションでとても盛り上がりました。

いろんな意見がありますが、これという正解はありませんよね。

マニュアルの本質は「教育の仕組み化」

良いマニュアルであれば、教育者がいなくても人が仕事を進められる。
うまく使えばコストをかけずに生産性をアップできる、スーパー自動化ツールです。

とはいえ、実際はマニュアルを作ってみたものの、誰にも読まれず、更新されずに廃れていく、マニュアルのゾンビ化が起こることもしばしば。

じゃあどうやったら持続可能な良いマニュアルが活用され、教育の仕組み化に寄与することができるのか?

そういったノウハウのシェアをしてくれました。抜粋ですが、いくつかご紹介します。

 ▍ 管理方法

  • マニュアルを目的や業務範囲などでまとめ、同じ場所に置く
  • デザインや文章などルール化しておくと、作成コストも読解コストも下がる!

 ▍ アクセシビリティ

  • マニュアルが必要な人が、自由にアクセスできるか
  • マニュアルの存在は、放置しても周知されていくか
  • 大量のマニュアルから、検索して探し出せるか

そういえばあんなマニュアルあった気がするけど、どこにあったっけ…? というケースは少なくないと思います。人が見たいと思ったときにスムーズにアクセスできるような導線作りは大切。

 ▍ フィードバック

  • コメント可能なツールを使う
  • 作ったけど使われないマニュアルは抹消する

マニュアルを改善していくにはフィードバックをもらってなんぼなので、コメント機能などフィードバックしやすいマニュアルにすることと、活用されないマニュアルは思い切って削除することも大切

 ▍ 最小コストでマニュアルをつくる

  • デザインは凝らない。自分のなかで60点のデザイン術を決めておく
  • 文章は凝らない、迷ったら箇条書き
  • 図は文字でわかるぐらい整理してから作る。本当に文字でわかるなら図は不要

特に私はマニュアルを作るときに図を入れたり、デザインの細部にこだわったりしがちなのでとても耳の痛い話でした…。

マニュアルを作ることが目的ではないので、活用されやすく、更新しやすいマニュアルつくり(ゾンビ化しない!)を心がけていきたいです。

どんなマニュアルが嫌い?みんなマニュアル作るときにどんなツール使ってる?など、いろんなディスカッションが飛び交い、1時間で勉強会は終了。

強制ではないですが、勉強会に参加した日はみんな日報にその日の感想を書いています。

日報のコメント欄

最近はコロナの流行からリモートワークが増え、対面でのコミュニケーションが難しいこともあります。そんな時こそ業務フローを整えたり、マニュアルを見ながら各自仕事を進められる環境整備はますます必要になってきそうですね。

やりたい人が企画して、参加したい人が参加できる

という感じで、他にもメンバーが自発的に企画して勝手にやっている勉強会がたくさんあります。
また、外から有名マーケターを招いてセミナーを開催したり、代表の野山が勉強会を開催したりすることも。

直近でも、他にこんなたくさんの勉強会やセミナーが開催されています。

  • Twitterのビジネス活用方法
  • ITP勉強会
  • ギャプライズ鎌田さんを招いての勉強会
  • オイシックス西井さんを招いての勉強会
  • 中央会計さんによる財務勉強会
  • デザイン勉強会
  • コンプライアンス勉強会
  • ピポットテーブルの活用方法勉強会
  • CRM勉強会
  • メディアの実態が聞けるセミナー
  • リーガル勉強会

多くの勉強会は参加自由なので、自分の興味関心があるものに参加したり、後から資料を見せてもらったりもできます。

自分が成長するために自己研鑽するのは当たり前ですが、それをシェアしてみんなで高め合っていくような環境で、私も毎日たくさん刺激をもらっています。

他にもガバナンスミーティング(組織全体のルールなどをみんなで決める会)やクオリティ・コントロール・コミッティー(サービスの品質を向上させ、顧客をファン化させるためには何が必要か議論する場)など、希望者が参加できる場がたくさんあるので、またご紹介します!

もっと詳しくa-worksの話を聞きたい人はコチラ(山口のTwitter)からご連絡ください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。

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